La destrucción de documentos en las empresas y en casa

destrucción de documentosQuizás te hayas preguntado alguna vez que pasa con las grandes cantidades de informaciones que tienen las empresas. Es cierto que, últimamente, los contenidos se digitalizan en una mayor proporción. Pero sigue habiendo mucho soporte físico, en especial en papel. Por eso, cuando ya no es necesario su uso, hay que encontrar formas seguras para la destrucción de documentos. Hoy te voy a contar un poco más sobre este asunto, que me ha parecido interesante.

La transición digital

Las costumbres han cambiado, y muy especialmente desde la aparición de los teléfonos inteligentes y de las tabletas. Hasta tal punto que hoy ya se está planteando en serio cuanto tiempo le queda al papel en la prensa. Las nuevas generaciones no saben lo que era escribir una carta. Hasta imprimir una hoja de vida se ha quedado algo bastante desfasado. La transición digital tiene cada vez más fuerza.

Las empresas siguen usando mucho papel

Sin embargo, pese a estos fenómenos, las empresas siguen haciendo un uso voraz del papel. Muchas personas prefieren imprimir sus emails para leerlos con mayor atención. Además, documentos como facturas, contratos, presentaciones o cuadros de seguimiento se siguen analizando y conservando principalmente en formato físico.

La era digital ha multiplicado la cantidad de información circulando en la empresa. Es cierto que la proporción de esta información que se imprime es cada vez menor. Pero todavía son necesarios grandes armarios y zonas especiales de archivado para almacenar la información física.

La destrucción de documentos cuando ya no se necesitan

La Ley de Protección de Datos obliga a las empresas a tener un cuidado muy especial con algunos tipos de informaciones. Este cuidado sigue siendo vigente cuando la empresa se quiere deshacer de sus viejos expedientes. No puede, por ejemplo, tirar a la basura una pila de currículos. Porque, si lo hiciera, estaría permitiendo que cualquiera tuviese acceso a unos datos muy personales.

Por eso las empresas normalmente separan sus datos antiguos en dos grupos.

Todo lo que no es confidencial en principio se tira a la basura, sin tomar demasiadas medidas de seguridad.

Sin embargo, el resto de informaciones tiene que destruirse con precaución.Y son muchas. Por ejemplo, todas las facturas mencionan datos de los clientes y proveedores.

Una opción es comprarse una destructora. Por lo general hay máquinas bastante eficientes que logran buenos resultados cuando el número de documentos para la destrucción es relativamente pequeño.

Sin embargo, cuando la cantidad de papeles es muy grande, el trabajo sería titánico, y probablemente imperfecto. Por eso una posibilidad es confiar la destrucción de los documentos a empresas como Iron Mountain, una compañía especializada que garantiza que no quede rastro de la información entregada.

Esas empresas disponen de máquinas de mayor capacidad, que pueden tratar grandes cantidades de documentos, con toda la seguridad y la confidencialidad necesaria. Además, el papel destruido puedo luego ser usado para hacer papel reciclado.

La destrucción de tus propios documentos

Ya que estamos hablando del tema, creo que es bueno recordar que para los particulares, también es importante cuidar lo que ocurre con los papeles viejos. Ya sabes, todas esas facturas de agua, luz, gas, o teléfono. O todos esos recibos bancarios. No te hablo de las nóminas, porque esas es mucho mejor que las guardes hasta la jubilación, por si acaso.

No tiene mucho sentido tener recibos de la luz de hace 10 años, y lo mismo pasa con tus extractos bancarios. Ya sé que hoy en día la mayoría de las empresas te los mandan en formato digital. Pero, también intuyo que muchos lectores aún guardan muchas facturas viejas.

Tirarlas a la basura no es buena idea. Cualquier documento con datos personales como tu DNI, tu nombre y tu dirección podría ser utilizado en contra tuyo por personas con malas intenciones. Por eso es tan importante la destrucción de tus propios documentos.

No te digo que compres una destructora solo para eso. Pero, si vas a romper los papeles, asegúrate que no queden trozos con información fácil de leer. Al final, cuidar tu información también es parte de una buena gestión de finanzas personales, aunque no lo parezca.

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